Un dirigeant peut décider de déléguer certaines tâches à ses collaborateurs. Ce n’est pas une tâche aussi facile qu’il n’y paraît.
Voici quelques-unes des excellentes manières que vous pouvez utiliser pour une organisation pour mettre en œuvre la délégation des tâches avec plus de succès.
1) Sélectionnez les tâches que vous voulez déléguer
Il ne suffit pas de déléguer des rôles. Il est nécessaire de s’assurer que vous choisissez soigneusement les tâches particulières que vous souhaitez transférer. Rappelez-vous que toutes les fonctions ne peuvent pas être déléguées, d’où la nécessité de veiller à ne pas attribuer des tâches qui dépassent de loin les capacités, les compétences ou la responsabilité de l’employé junior. Mettre en œuvre la délégation est un excellent moyen de s’assurer que plus de tâches sont effectuées en moins de temps, et cela permet également de renforcer les capacités de l’équipe.
2) Accorder l’autorité nécessaire pour cette tâche
Si vous voulez qu’une tâche soit réalisée de manière satisfaisante, il est important de s’assurer également que vous déléguez l’autorité nécessaire pour la réaliser.
Dans la plupart des occasions, l’autorité donne à l’employé la confiance dont il a besoin lorsqu’il traite cette tâche particulière vous donnant ainsi l’assurance de fournir de meilleurs résultats, qui correspondent à vos attentes sans compromettre d’aucune situation.
3) Choisissez la meilleure personne à qui déléguer
En tant que manager, vous avez la capacité de dire dans quels domaines chaque employé travaillant sous vos ordres est fort et dans quels domaines il est faible. Sur la base de cette analyse, vous devez vous assurer que vous déléguez cette tâche particulière à un employé dont vous êtes sûr qu’il possède les meilleures qualités et compétences pour produire les meilleurs résultats.
Vous devez aussi contrôler les compétences de la personne à laquelle vous souhaiteriez déléguer le rôle et savoir si elle a la possibilité de tenir ses engagements. Cela fonctionne mieux, surtout si vous optez pour un employé avec lequel vous avez soigneusement travaillé et dont vous avez suivi les progrès par le passé.
4) Fournir des instructions claires
Si vous êtes prêt à mettre en œuvre la délégation de rôles de manière efficace, vous devez fournir des instructions claires à l’employé que vous souhaitez voir s’occuper des tâches en votre nom. Des instructions claires faciliteront non seulement le travail de l’employé que vous avez choisi, mais lui permettront également de bien comprendre ce qui est censé être fait et ce qui ne l’est pas. Il aide à tracer une ligne entre ce qu’il faut faire et ce qu’il ne faut pas faire.
Dans ce cas, veillez à alimenter votre employé avec toutes les informations vitales concernant la tâche en vous assurant qu’il comprend tous les éléments entourant la mission.
5) Faites entièrement confiance à ceux à qui vous avez délégué des tâches
Si vous voulez tirer le meilleur de votre employé à qui vous avez confié un rôle, assurez-vous de lui témoigner une confiance totale. Le fait de croire qu’il peut fournir un meilleur travail sur la base de ses capacités et de ses compétences contribuera à renforcer sa confiance et, finalement, à produire un travail remarquable.
Il est inapproprié de croire que vous êtes la seule personne capable d’effectuer ce travail particulier comme prévu. Ce n’est pas parce que certains employés ne sont pas impliqués quotidiennement dans de telles tâches qu’ils sont forcément incapables de le faire parfaitement. Par conséquent, assurez-vous de faire preuve de confiance et de conviction que l’employé à qui vous déléguez le travail peut le faire.
6) Se concentrer sur les compétences d’enseignement
Lorsque vous déléguez, cela ne signifie pas que vous transmettez essentiellement une tâche que vous n’aimez pas faire à d’autres employés. Cela signifie plutôt que vous permettez à vos employés d’élargir relativement leur jugement et leurs compétences en ce qui concerne cette tâche.
En d’autres termes, vous devez réaliser que certains employés font des erreurs dans le processus de compréhension et d’apprentissage des nouvelles compétences qui accompagnent le rôle. Il serait donc approprié de continuer à leur apprendre comment gérer de tels problèmes au lieu de les punir de quelque façon que ce soit.
7) Proposez un calendrier précis et un système de suivi
Vous devez vous assurer de stipuler des dates d’achèvement pratiques pour la tâche que vous déléguez immédiatement. En outre, assurez-vous d’inclure des jalons dans le calendrier pour vous aider dans le suivi continu de l’avancement, sans poser des questions inutiles tout le temps sur l’état d’avancement ou comment ils se débrouillent sur.
Il est tout à fait approprié de permettre aux employés de faire leur travail sans nécessairement regarder par-dessus leur épaule pour savoir où ils en sont. Mais en même temps, il est indispensable de contrôler périodiquement les progrès réalisés.
8) Fournir un crédit écrit et public
Dans l’esprit d’inspirer la loyauté, il est essentiel de veiller à reconnaître l’employé à qui vous avez délégué les rôles. Ceci est important, car il contribue à favoriser une grande satisfaction pour le travail effectué et en même temps utilisé comme base pour fournir un mentorat et des évaluations de performance.
En termes simples, lorsque vous déléguez une tâche, vous devez vous assurer d’en informer l’employé particulier par écrit et les autres à travers une communication publique stipulée comme une note de service.
