À l’instant de l’ensemble des établissements de chaque département de la métropole, l’Académie de Rennes utilise également une messagerie académique. Celle-ci rassemble tous les établissements universitaires, les collèges et les lycées situés dans la circonscription de la Bretagne. Étant donné que cette académie est assez grande, l’utilisation d’un webmail facilite la gestion de la communication entre chaque agent. Comment fonctionne-t-il réellement ? Nous allons survoler les grandes lignes de cet outil de communication.
Présentation de la messagerie webmail rennes
Le webmail rennes est une interface digitale permettant de gérer sa messagerie entre collègues. Toutes les personnes membres de l’académie de Rennes peuvent en profiter.
Qu’est-ce que le webmail rennes ?
Il s’agit d’une plateforme de messagerie électronique réservée aux agents ou responsables de l’AC rennes. Ce portail web a pour but de faciliter les échanges interpersonnels incluant le personnel administratif et les enseignants. Grâce à cet outil informatique, les agents peuvent plus facilement faire circuler et transmettre des informations d’ordre administratif, pédagogique et éducatif.
L’académie de Rennes relative à la Bretagne
Les lycées, collèges et universités appartenant à la région de la Bretagne sont nombreux. Voici la liste qui résume l’ensemble des établissements bénéficiant de ce système de messagerie. Ainsi, il y a :
- les Côtes-d’Armor dans le 22 avec ses personnels et services de la DSDEN22 avec les bureaux situés à Lamballe, Lannion et Saint-Brieuc (webmail22) ;
- Ile et Vilaine dans le 35 avec ses personnels et services de la DSDEN35 et les services situés à localisés à Rennes, Saint Malo et Fougères (webmail35) ;
- le Finistère dans le 29 avec ses personnels et services de la DSDEN29 et les agences localisées à Concarneau, Quimper et Brest ;
- le Morbihan dans le 56 avec ses personnels et services de la DSDEN56 et tous les services situés à Lanester, Vannes et Lorient.
Conformément aux indications de la Direction des Services Départementaux de l’Education Nationale en Ille et Vilaine, l’académie de Rennes située dans la zone B regroupe :
- 2 873 établissements scolaires ;
- 42 865 enseignants ;
- 606 997 collégiens, écoliers et lycéens provenant du secteur privé et du secteur public.
Le webmail est mis à la disposition des étudiants, des enseignants et de tous les agents. Autrement dit, il recense près de 52 000 membres.
Quelles sont les fonctionnalités de la messagerie ?
Le webmail rennes dispose d’une multitude de fonctionnalités permettant aux utilisateurs d’avoir facilement accès à ses différents contenus. Autrement dit, il garantit un échange fluide entre les membres du service administratif et les collaborateurs de l’Académie de Rennes. Il permet de :
- lire des messages et les supprimer ou y répondre ;
- envoyer et recevoir des fichiers ;
- élaborer une liste de diffusion de courriel ;
- gérer ses carnets d’adresses à sa guise ;
- envoyer un message à plusieurs destinataires en simultané.
Il présente également de nombreux avantages sur le plan pédagogique, éducatif et administratif. Entre autres :
- il ne requiert aucun paramétrage particulier et peut de suite être utilisé ;
- vous avez un compte de messagerie instantanée facile à utiliser et sécuriser ;
- vous bénéficiez d’une messagerie facilitant les traitements de courriels grâce à une interface ergonomique ;
- un outil de communication multicanal accessible à l’aide de tous les appareils mobiles existants tels que le smartphone, la tablette et l’ordinateur ;
- vous avez un outil de communication offrant une liaison rapide pour plus d’efficacité entre chaque établissement scolaire ;
- la possibilité d’envoyer un message même lorsque son destinataire n’est pas connecté ;
- il y a la gratuité du webmail pour tous ses utilisateurs ;
- la possibilité de stocker sa messagerie, de l’exploiter et de classer son contenu.
Comment créer son compte et se connecter ?
Afin d’utiliser le webmail, il faut d’abord avoir accès à son contenu. Pour cela, il faut créer un compte. Cette étape est à la charge du rectorat, ce ne sont pas les utilisateurs qui effectuent cette manipulation. Lorsqu’un membre intègre l’Académie, il reçoit son identifiant. La forme de celui-ci se compose du prénom et du nom de la personne suivi du modèle de la messagerie de l’AC de Rennes.
Chaque membre reçoit un mot de passe par défaut qu’il doit modifier à la réception de celui-ci. Ce dernier du numéro d’identification de l’éducation nationale ou le numéro de NUMEN.
Les étapes pour accéder à sa messagerie
Pour accéder à la page d’accueil du webmail, il y a deux possibilités. Chaque solution permet d’utiliser le mot de passe et l’identifiant obtenu. Entre autres, vous avez le choix entre :
- l’utilisation d’un moteur de recherche tel que Google pour effectuer une recherche afin de trouver la page destinée au webmail rennes ;
- réaliser un copier-coller de l’URL du site sur la barre de recherche du moteur de recherche de son choix.
Une fois sur la page de l’AC, il y a deux espaces, l’un est destiné à l’insertion de l’identifiant et l’autre sert à inscrire le mot de passe que le rectorat a communiqué. Par la suite, il suffit de cliquer sur le bouton « connexion » pour accéder au contenu de sa messagerie. Il est important de conserver la confidentialité de ses identifiants. Ils ne doivent être communiqués à aucun tiers, même à des membres du rectorat.
Pour des raisons de sécurité, il est également conseillé de toujours se déconnecter après une session. Si une personne souhaite accéder à sa messagerie, mais qu’elle ne possède ni le NUMEN ni les identifiants académiques, elle doit entrer en contact avec un responsable de son établissement scolaire. De cette façon, elle obtient une assistance pour accéder à son webmail.
Chaque identifiant fourni aux membres est unique. Ces informations proviennent sur le portail de la messagerie proviennent de la Direction des Systèmes d’Information et d’Innovation ou DSSI.
Changer son mot de passe provisoire
Afin de modifier son mot de passe provisoire, il y a quelques manipulations à entreprendre. Il faut accéder à son profil. Une fois dessus, il faut se rendre dans la rubrique « Modifier le mot de passe ». Par la suite, il ne reste plus qu’à indiquer son nouveau mot de passe en prenant soin de le mémoriser ou de le noter pour éviter les problèmes de connexion.
Aujourd’hui, le webmail rennes n’est pas la seule solution que les membres de l’Académie peuvent utiliser. Certains établissements ont un système de messagerie personnalisé.
Synchronisation de son webmail à son portable
Cette démarche simplifie la réception et l’envoi de courriers électroniques. De cette façon, il n’est pas nécessaire d’attendre d’être à son bureau pour accéder aux contenus de sa messagerie. Quelques paramétrages sont nécessaires pour parvenir à cet objectif. Entre autres, il faut ajouter un compte de messagerie IMAP et utiliser un protocole SMTP.
Synchronisation de son webmail sur un appareil iOS
Pour accéder à son webmail depuis un iPad ou un appareil iOS, il y a plusieurs étapes à réaliser. Ainsi, il faut :
- se rendre dans le menu « réglages » ;
- accéder à la rubrique « mots de passe et comptes » ou à l’option « Mail, Contacts, Calendriers » ;
- cliquer sur la rubrique « Ajouter un compte » ;
- accéder à l’option « Autre » ;
- fournir les informations demandées dans les champs destinés à cela (adresse, nom, description et mot de passe) ;
- passer à la page suivante ;
- paramétrer le serveur en indiquant les informations requises pour le réglage du serveur d’envoi et celui pour la réception.
Normalement, il y a quelques secondes d’attente pour que la messagerie soit opérationnelle. Lorsque la totalité du paramétrage est effectuée, les fonctionnalités du webmail sont à la disposition de son utilisateur.
Synchronisation de son webmail sur un appareil Android
Pour paramétrer sa messagerie de l’AC sur un appareil fonctionnant sous le système Android, il y a également des étapes à suivre. Entre autres, il faut :
- se rendre dans le menu destiné aux paramétrages ;
- choisir l’option « Comptes et synchronisation » ou « Comptes » ;
- cliquer sur la rubrique « Ajouter un compte » ;
- valider l’option « E-mail » ;
- choisir la rubrique « IMAP » ;
- fournir les informations requises dans les champs dédiés, soit le mot de passe, le nom d’utilisateur, le serveur, le type de sécurité et le port ;
- confirmer les informations communiquées en cliquant sur « valider » ;
- indiquer les informations demandées par rapport au SMTP (mot de passe, type de sécurité, port et serveur SMTP) ;
- cocher la rubrique « Exiger une connexion ».
À l’instant du protocole réservé aux appareils iOS, il faut quelques secondes d’attente avant de pouvoir accéder aux fonctionnalités de sa messagerie Rennes.
Que faire en cas de problème de connexion ?
Un problème de connexion peut apparaître en cas de souci avec les codes d’accès ou les identifiants. Si ces derniers sont erronés, la connexion au webmail sera impossible. Parfois, il s’agit d’un oubli de mot de passe. Dans tous les cas, il y a toujours une solution. Il est possible de récupérer ses informations. Pour y arriver, il y a la rubrique « identifiant ou mot de passe oublié ».
Contacter le centre d’assistance AMIGO
AMIGO ou Assistance Mutualisée Inter-académique du Grand Ouest est l’un des interlocuteurs mis à la disposition des utilisateurs du webmail rennes. Ce centre d’assistance informatique répond à toutes les demandes relatives à l’utilisation de l’outil de communication électronique.
Il est possible de faire sa demande à travers un formulaire. Autrement, les personnes concernées peuvent directement faire leurs demandes par email. Dans tous les cas, il faut toujours indiquer les informations suivantes :
- l’objet de la demande ;
- la description de la requête et la mention d’éventuels messages d’erreur au moment de la tentative de connexion à la messagerie ;
- la signature de son message en pensant à mentionner son service, son établissement et son identité ;
- préciser un numéro de contact et les heures auxquelles il est possible de discuter au téléphone.
Les autres moyens de contact
Mis à part le fait d’entrer en contact avec le centre AMIGO, il est également possible d’écrire directement au rectorat de l’AC en précisant son numéro d’identification académique, ses coordonnées numériques, son numéro NUMEN et ses coordonnées postales. L’adresse pour cela est le 96 rue d’Antrain, CS10503, 35705 Rennes cedex 7. Le standard du rectorat est aussi joignable à travers les numéros suivants : 02 23 21 73 05 ou le 02 23 21 77 77.
Autrement, il suffit de se rendre directement au sein des bureaux académiques de Rennes durant les ouvertures de bureau, du lundi au vendredi, de 9 h du matin à 16 h 30.
