L’archivage numérique constitue un enjeu stratégique pour les entreprises cherchant à sécuriser, organiser et pérenniser leurs documents. Une gestion efficace des fichiers garantit leur accessibilité rapide et leur conformité aux réglementations en vigueur. Cependant, une simple numérisation ne suffit pas : il est essentiel de mettre en place des pratiques d’optimisation rigoureuses.
MyArkevia, solution développée par Cegedim SRH, propose un coffre-fort numérique performant facilitant le stockage et la gestion documentaire. Grâce à sa plateforme intuitive et sécurisée, les entreprises centralisent leurs documents tout en réduisant les risques de perte ou d’altération. Toutefois, pour exploiter pleinement cet outil, il convient d’adopter des stratégies particulières, notamment en matière de sécurisation des accès, d’organisation des fichiers et d’intégration aux flux de travail. En optimisant chaque aspect, les entreprises améliorent leur efficacité, tout en respectant les exigences légales.
La sécurisation des accès et des données
La protection des données archivées constitue une priorité absolue dans un environnement numérique où les cyberattaques sont de plus en plus fréquentes. Un coffre-fort numérique performant doit garantir que seuls les utilisateurs autorisés puissent accéder aux documents sensibles, tout en protégeant leur intégrité.
L’authentification renforcée représente une barrière essentielle contre les accès non autorisés. MyArkevia propose l’authentification à deux facteurs (2FA), qui ajoute une couche de sécurité supplémentaire en demandant une validation par un second canal (SMS, application dédiée ou clé de sécurité). En parallèle, une gestion stricte des mots de passe est requise : il est recommandé d’adopter des combinaisons complexes et d’imposer leur renouvellement régulier.
Le chiffrement des documents constitue un autre pilier fondamental de la sécurité. En appliquant des protocoles avancés de cryptage, les données restent protégées, même en cas de tentative d’intrusion. MyArkevia intègre des mécanismes de détection d’anomalies, alertant les administrateurs en cas de comportement suspect, tel qu’un accès depuis un appareil inhabituel ou une tentative de téléchargement massive.
La gestion des rôles et permissions permet de restreindre l’accès aux documents en fonction des responsabilités de chaque utilisateur. Cette approche limite les risques d’erreurs et prévient les fuites d’informations. La plateforme propose un suivi des connexions et des actions effectuées, garantissant une traçabilité complète et une meilleure réactivité en cas d’incident de sécurité.
L’organisation et la structuration des documents
Une gestion documentaire efficace repose sur une organisation rigoureuse permettant de retrouver rapidement les informations nécessaires. Un classement mal structuré entraîne des pertes de temps et complique la recherche des fichiers archivés.
Un archivage mal structuré, c’est comme une bibliothèque sans rayonnages : les livres s’entassent pêle-mêle, rendant chaque recherche fastidieuse et frustrante. À l’inverse, une organisation rigoureuse, avec des catégories claires et des index précis, transforme cette bibliothèque en un espace où chaque ouvrage est accessible en un instant
L’utilisation de catégories et de métadonnées constitue une méthode essentielle pour structurer les documents de manière pertinente. Ces informations associées aux fichiers, comme la date de création, le type de document ou l’auteur, facilitent leur indexation et leur récupération. Un bon système de classification garantit ainsi un accès simplifié aux documents en fonction des besoins des utilisateurs.
L’automatisation du tri et de l’indexation optimise encore davantage la gestion documentaire. MyArkevia permet de définir des règles de classement automatique en fonction de critères prédéfinis. Un bulletin de salaire est automatiquement attribué à un employé et classé dans un dossier RH. Cette automatisation réduit les erreurs humaines et assure une meilleure cohérence dans l’archivage.
Le suivi des versions joue également un rôle clé. Lorsqu’un document est modifié, il est primordial de conserver un historique détaillé des changements effectués. Cette fonctionnalité permet aux entreprises de revenir à une version précédente en cas d’erreur ou de suppression accidentelle. En outre, elle favorise un travail collaboratif efficace en évitant les conflits liés à l’utilisation de versions obsolètes.
L’intégration aux processus métier et aux outils existants
Un système d’archivage performant ne doit pas fonctionner de manière isolée. Son interopérabilité avec les outils métiers permet d’améliorer l’efficacité des processus internes et d’éviter les doublons de données.
MyArkevia s’intègre aux logiciels RH, ERP et GED, facilitant ainsi le stockage automatique des documents produits par ces systèmes. Cette intégration réduit la nécessité de manipulations manuelles, limitant ainsi les risques d’erreurs ou d’oubli. Un contrat de travail généré dans un logiciel RH est archivé immédiatement dans MyArkevia, avec un accès restreint aux seules personnes autorisées.
L’optimisation du dépôt automatique constitue un autre levier important. En paramétrant des flux de travail particuliers, les documents sont transférés directement vers les bons dossiers sans intervention humaine. Cette automatisation permet un gain de temps considérable et assure une gestion cohérente des fichiers.
L’accessibilité mobile et la synchronisation multi-appareils offrent une flexibilité précieuse aux collaborateurs. Grâce à MyArkevia, les documents restent accessibles à tout moment depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur, garantissant une consultation rapide et sécurisée. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les équipes en télétravail ou les professionnels en déplacement.
La conformité réglementaire et la gestion du cycle de vie des documents
L’archivage numérique doit répondre aux normes légales et réglementaires en vigueur. Une mauvaise gestion des documents expose une entreprise à des sanctions financières ou juridiques, notamment en cas de non-respect des obligations en matière de protection des données personnelles.
Le respect du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) constitue une priorité pour toute entreprise manipulant des informations sensibles. MyArkevia applique des protocoles stricts garantissant la confidentialité et la sécurité des fichiers archivés. Chaque document stocké doit être protégé contre toute altération et accessible uniquement par les utilisateurs autorisés.
La durée de conservation des documents varie en fonction de leur nature et des exigences légales. Certains fichiers doivent être archivés pendant plusieurs années avant d’être supprimés en toute sécurité. MyArkevia permet de programmer ces délais automatiquement, évitant ainsi toute suppression prématurée ou conservation excessive.
L’auditabilité et la traçabilité jouent un rôle essentiel dans la conformité réglementaire. Chaque action effectuée sur un document est enregistrée et horodatée, garantissant un suivi précis en cas de contrôle. Cette fonctionnalité permet aux entreprises de démontrer leur respect des obligations légales, tout en assurant une transparence totale dans la gestion des archives.
Les bonnes pratiques pour optimiser l’archivage avec MyArkevia
| Aspect | Bonnes pratiques |
|---|---|
| Sécurisation des accès | Authentification 2FA, gestion des rôles et permissions |
| Chiffrement des fichiers | Protocoles avancés contre les cyberattaques |
| Organisation des documents | Catégorisation, métadonnées, indexation automatique |
| Gestion des versions | Suivi des modifications et récupération des anciennes versions |
| Interopérabilité | Intégration avec ERP, RH et GED |
| Accessibilité mobile | Consultation et synchronisation sur plusieurs appareils |
| Conformité légale | Respect du RGPD et auditabilité des documents |
| Cycle de vie des documents | Conservation et suppression sécurisée des fichiers |
Optimiser l’archivage numérique avec MyArkevia repose sur une approche méthodique intégrant sécurité, organisation et interopérabilité. En appliquant ces bonnes pratiques, les entreprises garantissent la pérennité de leurs documents tout en assurant leur conformité aux réglementations en vigueur. Grâce à une intégration fluide aux outils métiers et une automatisation des processus, la gestion documentaire devient plus efficace, rapide et sécurisée. Adopter ces stratégies permet d’améliorer la productivité interne, de réduire les risques liés aux pertes de données et aux violations de conformité.
